Een goede bereikbaarheid is essentieel voor zorginstellingen, zeker gezien de veranderingen in de patiënten markt sinds COVID-19. Voor veel patiënten is het eerste contactmoment, of dat nu telefonisch, via e-mail of online is, bepalend voor hun ervaring met een zorginstelling. Onderzoek toont aan dat meer dan 75% van de patiënten snelle en gemakkelijke toegang tot zorg als topprioriteit ziet. Dit onderstreept het belang voor zorginstellingen om hun bereikbaarheid en communicatiesystemen op peil te houden.

Hoewel veel zorginstellingen zich inzetten om hun bereikbaarheid zelf te optimaliseren, kan het waardevol zijn om nieuwe inzichten en benaderingen te overwegen. Kennisuitwisseling kan bijdragen aan het vinden van oplossingen voor terugkerende uitdagingen. Hieronder bespreken we de vijf grootste uitdagingen op het gebied van bereikbaarheid in de zorgsector in 2024, samen met mogelijke oplossingen.

1. Het opvangen van onvoorziene afwezigheden van medewerkers

Ziekte, verlof of burn-out kunnen leiden tot vermindering van de bereikbaarheid, wat kan resulteren in langere wachttijden en een verminderde patiënttevredenheid. Dit is vooral problematisch in zorginstellingen waar tijdige respons van groot belang is.

Mogelijke oplossingen:

• Medewerkers trainen voor meerdere taken, zodat ze flexibel ingezet kunnen worden.
• Het inzetten van parttime- of oproepkrachten om bij te springen tijdens piekmomenten.
• Samenwerken met een externe partner voor bereikbaarheid om flexibiliteit en continuïteit te waarborgen.

2. Training en onboarding van personeel dat verantwoordelijk is voor patiëntencontact

Personeel dat patiënten te woord staat, moet niet alleen uitstekende service bieden, maar ook medische kennis en protocollen begrijpen. Dit maakt training en onboarding tijdrovend en vereist specifieke expertise.

Mogelijke oplossingen:

• Ontwikkel gestructureerde trainingsprogramma’s voor continue bijscholing.
• Maak gebruik van e-learning tools om medewerkers flexibel en efficiënt te trainen.
• Schakel gespecialiseerde partners in die ervaren medewerkers kunnen leveren die vanaf dag één inzetbaar zijn.

3. Hoge patiënttevredenheid waarborgen

Een snelle en deskundige reactie bij elk contactmoment is cruciaal voor de patiënttevredenheid. Dit kan een uitdaging zijn, vooral wanneer de zorgvraag toeneemt en het aantal contactmomenten stijgt.

Mogelijke oplossingen:

• Continu patiëntfeedback verzamelen en analyseren om de dienstverlening te verbeteren.
• Investeren in training van medewerkers met de focus op klantgerichtheid en communicatieve vaardigheden.
• Samenwerken met externe experts om de kwaliteit van de bereikbaarheid en communicatie te optimaliseren.

4. Omgaan met hoge volumes tijdens piekperiodes

Tijdens piekperiodes, zoals tijdens het griepseizoen of gezondheidscrises, kunnen zorginstellingen worden overspoeld met vragen en verzoeken, wat leidt tot langere wachttijden en mogelijk frustratie bij patiënten.

Mogelijke oplossingen:

• Geavanceerde technologieën inzetten voor efficiënte gespreksroutering en wachtrijen.
• Extra of tijdelijk personeel inzetten om de verhoogde werklast te beheren.
• Samenwerken met flexibele partners die kunnen opschalen tijdens piekperiodes.

5. Data gebruiken om de bereikbaarheid en patiënttevredenheid te verbeteren

Data speelt een belangrijke rol in het verbeteren van de bereikbaarheid en patiënttevredenheid. Veel zorginstellingen hebben echter moeite om gegevens effectief te beheren en analyseren.

Mogelijke oplossingen:

• Gebruik analysetools die automatisch prestaties meten en inzichten bieden over bereikbaarheid.
• Medewerkers trainen in het interpreteren en benutten van data om gerichte verbeteringen door te voeren.
• Samenwerken met een gespecialiseerde partner die datagedreven inzichten biedt om de patiëntenervaring te optimaliseren.

De uitdagingen rondom de bereikbaarheid van zorginstellingen zijn aanzienlijk, maar met de juiste aanpak kunnen deze worden overwonnen. Het delen van kennis en ervaringen helpt zorginstellingen om deze obstakels te begrijpen en effectievere oplossingen te implementeren.

Bij Movements Marketing begrijpen we hoe belangrijk het is om de bereikbaarheid van zorginstellingen optimaal te houden. Met onze ervaring in het ondersteunen van diverse zorginstellingen en laboratoria in Nederland, delen we graag onze kennis en inzichten om samen met u oplossingen te vinden voor deze uitdagingen. We staan altijd open voor een vrijblijvend gesprek om ervaringen uit te wisselen en mee te denken over specifieke vraagstukken binnen uw organisatie. Een frisse blik kan soms nieuwe mogelijkheden onthullen.